חלק בלתי נפרד מתכנון של כל בית עסק פיזי בו תתבצע פעילות מכירה מוקדש לבחירה של מדפסות קופה. מדפסת הניצבת בנקודות מכירה, בקופה, ותפקידה להדפיס את הקבלות ואישורי עסקה. מדפסות אלה נוכחות במתחמים שונים מסופרמרקטים דרך מסעדות ועד בתי מלון ומתאימות גם לניהול מלאי. המדפסות מהוות רכיב אינטגרלי בתהליכי השירות, הלוגיסטיקה והמכירה.
בשוק בולטים שלושה סוגים של מדפסות קופה – מדפסת מטריצה, מדפסת הזרקת דיו ומדפסת תרמית. מהם ההבדלים בין הסוגים, כיצד להחליט באיזה דגם לבחור וממי לרכוש מדפסות לקופה?

הטכנולוגיה התרמית משדרגת כל קופה

מדפסות מטריצה (הידועות גם בשמן כמדפסת סיכות) הולכות ונכחדות עם הזמן, במיוחד עם כניסתן  של המדפסות העובדות על טכנולוגיה תרמית. ניתן למצוא אותן בעיקר בסביבות של מטבחים או מקומות בהם הטמפרטורה קיצונית, אבל מדובר במדפסות מיושנות יחסית וגם רועשות למדי.
מדפסת הזרקת דיו אף היא פחות שימושית לעמדות מכירה בשל העלויות הגבוהות שכרוכות בהחלפת הדיו וגם כי במדפסת זו נשתמש לרוב כשנרצה להשיג תוצאה גרפית באיכות גבוהה במיוחד ולרוב אין צורך לכך בהדפסת קבלות.
אין ספק שהמדפסת השולטת היום בזירת הקופה היא זו המבוססת על טכנולוגיה תרמית הפועלת באמצעות העברה תרמית. ראש הדפסה ובו שורה של פיקסלים קטנים מתקררים ומתחממים בצורה מהירה כאשר בתהליך ההדפסה סרט דיו עובר בקרבת ראש ההדפסה וחימום שלו מוביל להמסתו. המסה זו גורמת להידבקותו למשטח שמתחתיו וליצירת הסימנים המבוקשים. במדפסת זו משתמשים בגליל נייר תרמי ייעודי והיא לא דורשת ראש דיו או טונר. העלות שלה אולי גבוהה ביחס לאחרות אבל יש לזכור שלטווח הארוך היא שימושית להפליא, כיוון שהיא מייעלת את הפעילות והחיסכון מורגש בשימוש עצמו. כמו כן, ההדפסה מצוינת כשרוצים להדפיס משני הצדדים.

התאמה בין הצרכים לדגם

בבואכם לבחור מדפסות קופה חשוב שתהיה הלימה בין הצרכים העסקיים, התקציב וסוג המדפסת. כך למשל מה שיתאים לקופה במבנה פיזי קיים לא בהכרח יתאים לקופות בשטח. למשל, אם מדובר במעמד קופה מצומצם מבחינת שטח חשוב לבחור דגם המאופיין בעיצוב קומפקטי להשגת חיסכון מקסימלי בשטח וכן יש להתייחס לידידותיות השימוש כמו חותך אוטומטי, מהירויות הדפסה למניעת פקקי תנועה באזור הקופות.
ההחלטה על הדגם נבחר מושפעת גם מתו המחיר. יש להחליט האם העסק באמת זקוק למדפסת קופה צבעונית או לא ויש לבחון החזר השקעה כמו עלות ראשונית ברכישת הדגם.

מהירות, רזולוציה ועלויות

שלושת סוגי המדפסות נופלים כל אחד בטווח מחירים שונה. עם זאת, חשוב לקבל את ההחלטה שלך על בסיס הצרכים העסקיים שלך ולא על התקציב שלך. לדוגמה, אם העסק שלך זקוק להדפסה צבעונית באיכות גבוהה, יש צורך למצוא מדפסת שיכולה למלא את הצורך הזה, ללא קשר למחיר. אם יש לך צרכי הדפסה בסיסיים מאוד, אז הגיוני פתרון חסכוני יותר. החיבור עצמו מאוד חשוב כדי שתתקבל סביבת עבודה פרקטית ונוחה עם מינימום כבלים. מומלץ לבחור חיבור USB, כרטיס רשת מובנה, להתייחס גם לנושא הרזולוציה שתהיה בהתאם לצרכים ולשים לב לרוח ההדפסה. העדיפו מדפסות קופה של מותג מוביל ורכישה ממשווק מורשה המשווק את המותגים המובילים, בדקו אם הרכישה כוללת אחריות ומה היא כוללת ולכמה זמן היא תקפה.

בהתקנת המדפסת חשוב לוודא שהקופה מתממשקת למערכת הקופה כך שהפקודה מהמחשב אכן עוברת להדפסה ושכן איכות ההדפסה מספקת. כדאי תמיד להיות מודעים לבעיות או תקלות פוטנציאליות ולהתכונן מראש ולתפעל את המדפסת בדרך הטובה ביותר להשגת התוצאה הטובה ביותר.